¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?

No hay una definición única de la administración. Stephen Robbins sostiene que la administración involucra la coordinación y supervisión de las actividades de otros, de tal forma que estas se lleven a cabo de forma eficiente y eficaz. Por su parte James Stoner considera a la administración como una especialidad que trata de las cuestiones referentes al tiempo y a las relaciones humanas que se presentan en las organizaciones. Sustenta la definición en que la concepción del tiempo en las organizaciones consta de varios elementos:

1-   La administración representa un intento por crear un futuro deseable, sin olvidar el pasado y el presente.

2-      La administración se ejercita en una época histórica concreta y es reflejo de ella.

3-      La administración es un ejercicio cuyas consecuencias y repercusiones surgen con el paso del tiempo.

Esta definición nos otorga un claro sentido del porqué la administración es imposible de ser enseñada o practicada de forma indisoluble con la evolución temporal de sus conocimientos y de la influencia que el contexto ejerce sobre la misma.

Pero hay dos conceptos destacados en las definiciones dadas: eficiencia y eficacia.

Peter Drucker, sin dudas uno de los más reconocidos autores de la administración, dice que la eficiencia significa “hacer correctamente las cosas” y eficacia implica “hacer las cosas correctas”. La eficiencia es un concepto que vincula la relación insumos-productos. Un gerente es eficiente si logra los mejores resultados reduciendo al mínimo los costos de los recursos que se necesitan para alcanzar las metas. La eficacia refiere a elegir las metas correctas. Por ejemplo, acertar respecto a un producto a lanzar al mercado y que éste satisfaga las necesidades de los consumidores. Si lanzáramos un producto alejado de los gustos de los clientes, no habremos actuado con eficacia.

Funciones de la administración

En los comienzos de la Administración tradicional, Henri Fayol definió a la administración a través de cinco conceptos clave: prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. A partir de ahí se coincidió en definir a la administración en cuatro conceptos que surgen del aporte del autor de la Escuela de Administración Industrial y General: planificación, organización, dirección y control. Por tanto, podemos decir que la administración es el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de las personas que cumplen funciones en una organización y de los demás recursos con los que se cuenta con el fin de alcanzar los objetivos establecidos.

Planificación:

Implica pensar desde la gerencia con antelación respecto a los objetivos y en los procedimientos adecuados para poder alcanzarlos. No es un proceso simple. Involucra distintas tipologías de planificación, donde los tiempos juegan un rol muy importante. Por ejemplo, las organizaciones tienen una planificación estratégica relacionada con la consecución de finalidades últimas a mediano y largo plazo. Pero también hay planificación de corte operativo relacionado con las tareas cotidianas y que necesariamente tienen que estar encuadradas en el marco del planeamiento estratégico. Surge claramente que cada paso que demos diariamente debe conducirnos al destino que nos hemos planteado para tiempos futuros.

Organización:

Se vincula con el proceso de ordenar y distribuir las distintas tareas a llevar a cabo en la organización, asignando autoridad y responsabilidades para alcanzar la consecución de los objetivos organizacionales.

En base a ello, las organizaciones pueden desarrollar distintas estructuras, las que debieran adaptarse a las metas y recursos con que se cuenta. Dicho proceso es conocido como diseño organizacional. Las tipologías organizacionales son variadas y han ido mutando conforme a las distintas necesidades y desafíos que las organizaciones enfrentan conforme a los cambios que se producen en el contexto.

Dirección:

Esta función significa mandar, influir y motivar a las personas que integran la organización para que lleven a cabo las distintas tareas. Se trata de conducir orientando al personal hacia el futuro, buscando permanentemente alinear todos los esfuerzos en pos de los objetivos planteados. Es un esfuerzo tendiente a la unión y la cohesión de los miembros de la organización hacia una visión que debe ser compartida por los mismos.

Control:

La posibilidad de poder ejercer el control estará basada en el establecimiento de estándares de producción y rendimiento, medición de los resultados, comparación de los resultados respecto a los objetivos previamente establecidos y la detección de desvíos y las consecuentes acciones correctivas. Es un mecanismo fundamental para mantener el rumbo de la organización, ya que permite enderezar el rumbo si este ha ido virando o sostenerlo con firmeza si no hay desviaciones respecto al camino originalmente fijado.

Categorización en el universo de los conocimientos

El antes mencionado Peter Drucker es contundente respecto a la categorización del management. En su obra recopilada “El Management” expresa: “Durante sesenta años los profesores de management han discutido acaloradamente acerca de si es una ciencia o un arte. Se trata de una de esas inútiles discusiones en las que los académicos se deleitan. El management no es ninguna de esas cosas, y es ambas a la vez. El management es una práctica similar a la medicina, la abogacía o la ingeniería. Una práctica se apoya en una teoría, y la teoría tiene que ser científica, debe tener rigor, así como debe ser sometida a prueba. Pero una práctica consiste en la aplicación, que es algo pragmático, concentrado en lo específico, en el caso único, lo cual requiere experiencia e intuición.”

La sentencia de Drucker juega con una pregunta que los empresarios suelen hacer en conferencias y en distintas actividades de capacitación: ¿Conocimiento o intuición? ¿Cuál de ambas debe ser esencial para ser exitosos en los negocios? La respuesta es simple: ambas. El saber extenderá los límites en la búsqueda de alternativas para la toma de decisiones. Pero la intuición, el olfato también jugará un papel primordial para alcanzar los objetivos.

Bibliografía

Robbins Stephen y Coulter Mary, “Administración”. Décima edición. Pearson Educación, México 2010.

James Stoner, Edward Freeman y Daniel Gilbert Jr., “Administración”. Sexta Edición. Prentice Hall Hispanoamérica, México 2006.

Drucker Peter, “El Management”. Editorial Sudamericana, Buenos Aires 2002.